Tháng ba năm ngoái, một khách quen liên hệ tôi tư vấn mua lại toàn bộ kho hàng tồn của một nhà máy vỡ nợ. Tôi bước vào và chết lặng khi thấy một kho đồ gỗ chưa được tẩm sấy chất cao hơn đầu người, bắt đầu mục và cong do bị bỏ quên trong nhà kho tối om. Đống hàng đó là minh chứng rõ ràng nhất cho sự quản lý yếu kém. Lúc đó tôi tự hỏi: bao nhiêu công sức, bao nhiêu tiền bạc đã hoá thành đống phế liệu này. Câu trả lời không nằm ở con số thống kê mà là ở cách tôi sẽ tổ chức lại xưởng của mình. Lúc nghiên cứu xưởng sản xuất nội thất, tôi ngộ ra mọi sai lầm đều bắt đầu từ khâu chọn nguyên liệu.Kho đồ cũ là tấm gương phản chiếu dây chuyền sản xuấtTôi đi hết một vòng dài để xem từng món đồ bên trong nhà kho đó. Tôi gặp một tủ quần áo làm từ gỗ sồi nhập mà cánh cửa đã long hết bản lề, mặt gỗ nổi vân cong vênh. Kế bên là bộ bàn ăn chưa ráp chân, các khớp mộng lệch hết, rõ ràng là lỗi kỹ thuật. Còn một loạt ghế sofa gỗ phần nỉ bọc đã ẩm mốc vì khung gỗ bên trong chưa sấy kỹ. Quan sát những món đồ bỏ đi này, tôi hiểu ra một nguyên lý: chẳng có sản phẩm nào hư vô cớ. Tủ thì lỗi từ khâu chọn gỗ, bộ bàn ăn hỏng vì phơi sấy không chuẩn, ghế thì gãy vì thợ lắp ẩu. Mỗi món đồ kể một câu chuyện riêng về một công đoạn bị bỏ qua. Tôi tự hỏi xưởng nhà mình liệu có đang đi cùng vết xe đổ nếu tôi cứ chạy theo số lượng mà quên chất lượng. Hôm đó tôi không mua lại kho hàng nhưng đầu óc tôi đầy những suy nghĩ về sự cần thiết của kiểm soát từ đầu vào.Cách tôi đặt ra quy tắc chống hàng tồn ngay từ khâu thiết kếNgay sau chuyến thăm kho cũ, tôi gọi cả đội sản xuất vào bàn bạc và vạch ra một quy trình mới. Điều đầu tiên tôi cắt là danh mục sản phẩm. Ngày xưa, ai đưa bản vẽ là tôi nhận mặc kệ loại gỗ có phù hợp không. Giờ tôi giới hạn còn 12 mẫu cố định gồm tủ áo, bàn ăn, kệ tivi, giường ngủ thêm vài món phụ kiện. Mẫu nào cũng có thiết kế cụ thể kèm bảng định mức tính sẵn số mét khối cần dùng. Tôi không còn nhập gỗ ồ ạt theo cảm tính. Nguyên tắc tôi đặt ra là chỉ nhập đủ cho đơn hàng đã ký và không bao giờ vượt quá 15% định mức. Buổi sáng nào cũng vậy, đúng 7 giờ rưỡi, tôi cùng quản đốc họp đúng 15 phút để rà soát ba đầu việc: đơn hàng nào đang dở dang, kho còn những loại gỗ gì và ai đang nợ tiền ai. Hiệu quả đến nhanh hơn tôi tưởng. Chỉ sau 6 tháng, phế phẩm giảm 40% so với mức trung bình các năm trước. Tôi thừa nhận con số này ngoài sức tưởng tượng nhưng nó hoàn toàn thực tế. Nói không ngoa, số mẫu giảm mà độ hoàn thiện lại lên và khách đỡ phân vân hơn nhiều.Kho chứa trở thành nơi kiếm tiền nhờ bán phụ kiện tái chếSau khi dọn dẹp xong kho của mình, tôi vẫn canh cánh chuyện kho hàng tồn kia. Thay vì bán tháo cho hàng ve chai, tôi nảy ra một hướng đi mới. Tôi mướn một cậu thợ trẻ có tay nghề phụ tôi gỡ những chi tiết còn nguyên giá trị. Chúng tôi gỡ mặt cánh tủ còn phẳng, lựa các chân bàn ghế còn dùng tốt, thu hồi ray trượt, tay nắm, bản lề. Những thứ đó được nhóm thành từng hạng mục theo chất liệu, số đo và thời điểm làm ra. Tiếp đó tôi lập một trang bán hàng đơn giản chuyên bán phụ kiện nội thất cũ cho người thích tự mày mò đóng sửa. Điều bất ngờ là nhu cầu rất thật. Có ông mua hai mặt cánh về thay cho tủ cũ có ông lùng mua chân ghế để ráp lại bộ bàn ăn thừa hưởng từ nhà ông bà. Tôi bán với giá phải chăng nhưng bán quanh năm, tháng nào cũng có tiền mang về. Điều đáng nói là kho hết bị bỏ không. Một phần kho được tôi biến thành nơi giới thiệu những món đồ tái chế đã qua bàn tay tôi. Người đến xem đều tỏ ra thích thú về việc gỗ dùng lâu mà vẫn tốt, và nhiều người đặt thêm đồ mới luôn tại chỗ vì họ đã tin vào tay nghề của xưởng. Tôi chẳng ảo tưởng việc này sẽ đổi đời nhưng nó cho tôi bài học là đồ cũ vẫn có giá trị nếu biết cách.Bài học cuối về việc dám thừa nhận xưởng nhỏ có giới hạnCòn một chuyện nữa tôi muốn chia sẻ xảy ra ngay sau khi tôi thay đổi quy trình. Có công ty du lịch tại Đà Lạt muốn tôi làm 500 bộ ghế để trang bị cho hệ thống resort của họ. Nếu chốt được đơn này, tôi lời tối thiểu 400 triệu. Vậy mà tôi nói không. Tôi nắm chắc lý do mình phải bỏ qua xưởng của tôi chưa đủ kho chứa để dựng cùng lúc 500 bộ ghế. Gỗ phải phơi ít nhất 21 ngày theo đúng tiêu chuẩn tôi đặt ra. Mà nhận đơn thì tôi phải bỏ qua tất cả những gì mình vừa dựng lại là nền móng tôi vừa gây dựng lại từ đống đổ nát. Chi phí cơ hội là có thật. Nhưng tôi đã chứng kiến cái kho đầy đồ hỏng của người khác và tôi không muốn mình rơi vào vết xe đổ. Thà mất một đơn, còn hơn mất cả xưởng là cái giá tôi sẵn lòng trả. Tôi nói thẳng giới hạn của mình rồi giới thiệu một xưởng khác có thể làm được, và họ vẫn còn giữ liên hệ với tôi. Bài học lớn nhất mà tôi nhận được là dám đối diện với giới hạn của chính mình. Với 12 miệng ăn, tôi không thể nhận việc của một tập đoàn lớn và điều đó chẳng có gì đáng xấu hổ. Khối hàng tồn đồ sộ mà tôi thấy hôm đó giờ là tấm gương soi mỗi khi tôi tham đơn. Nếu bạn đang điều hành một cơ sở sản xuất nhỏ, tôi chỉ muốn nói đừng cố nhận những việc khiến bạn phải bán đứng chất lượng. Bạn đã bao giờ phải từ bỏ một hợp đồng béo bở chỉ vì biết mình không đủ sức chưa? Nếu chưa, tôi chúc bạn sớm tìm được câu trả lời của riêng mình.